Política de tratamiento de datos personales

1. Quién es el responsable

Fique es una marca de VECINOS CONECTADOS S.A.S., NIT 902.041.360-4, con domicilio en Ibagué, Tolima, Colombia, que es la responsable del tratamiento de los datos personales que describe esta política.

• Correo electrónico para notificaciones y para ejercer tus derechos: contacto@vecinosconectados.com
• Teléfono y WhatsApp: +57 316 666 3666
• Sitio web: www.fique.dev

Esta política se adopta conforme a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y a las normas que los modifiquen o complementen, y rige desde el 1 de noviembre de 2026.

2. Cuándo somos responsables y cuándo encargados

Somos RESPONSABLES de los datos que recogemos por nuestra cuenta: los de quienes nos escriben para contarnos un proyecto, los de nuestros clientes y sus personas de contacto, los de quienes tienen acceso a nuestro portal de clientes y los de nuestros proveedores.

Cuando desarrollamos, alojamos o mantenemos software para un cliente y en ese trabajo tenemos acceso a datos personales de sus propios clientes, usuarios o empleados, el RESPONSABLE de esos datos es nuestro cliente y nosotros actuamos como ENCARGADOS: los tratamos solo siguiendo sus instrucciones, únicamente para prestarle el servicio contratado, y no los usamos para fines propios.

Si tu solicitud es sobre datos que te pidió una empresa que es cliente nuestra, el camino más rápido es dirigirte a ella. Si nos escribes a nosotros, le trasladaremos tu solicitud en un máximo de dos (2) días hábiles y te informaremos que lo hicimos.

3. Qué datos tratamos

Contacto y solicitudes

Nombre, correo electrónico, teléfono o WhatsApp, empresa y cargo, y lo que nos cuentes sobre lo que necesitas.

Identificación y facturación de clientes

Nombre o razón social, tipo y número de documento (cédula o NIT), ciudad, correo y teléfono, y los datos que exigen la factura y las retenciones.

Proyecto y relación comercial

Propuestas, contratos, actas y demás documentos que intercambiamos, fechas comprometidas y de entrega, pagos y retenciones, y las comunicaciones sobre el proyecto.

Cuentas del portal de clientes

Nombre, correo, contraseña (guardada solo como resumen criptográfico, nunca en texto legible), fecha del último ingreso y el registro de las aprobaciones y respuestas que hagas en el portal, con su fecha.

Proveedores y colaboradores

Nombre o razón social, NIT y los datos de lo que nos facturan y de cómo se les paga.

Datos técnicos

Dirección IP, tipo de navegador y fecha y hora de las solicitudes, que quedan en los registros de nuestros servidores, y las cookies técnicas que explica la sección «Cookies».

Datos sensibles. No te pedimos datos sensibles (salud, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, vida sexual, datos biométricos y similares). Si un proyecto que desarrollamos para un cliente los incluye, su tratamiento lo autoriza ese cliente como responsable, y nadie está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles.

Datos de niñas, niños y adolescentes. Nuestros servicios no están dirigidos a menores de edad y no recogemos sus datos a sabiendas. Si un proyecto los involucra, su tratamiento debe responder a su interés superior, respetar sus derechos fundamentales y contar con la autorización de sus representantes legales (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012).

No pedimos ni guardamos números de tarjetas ni claves bancarias. No procesamos pagos: registramos los que llegan a nuestras cuentas.

4. Para qué los tratamos

Recogemos, almacenamos, usamos, actualizamos, transmitimos a nuestros encargados y suprimimos los datos personales para estas finalidades:

• Atender tus solicitudes y preguntas, y preparar diagnósticos, propuestas y cotizaciones.
• Celebrar y ejecutar el contrato: diseñar, desarrollar, entregar, alojar, mantener y dar soporte al software contratado.
• Darte acceso al portal de clientes, mostrarte el avance, los pagos, las fechas y los documentos de tu proyecto, y dejar constancia de las entregas que apruebes y de las propuestas que respondas.
• Facturar, cobrar, registrar pagos y retenciones, y cumplir nuestras obligaciones contables y tributarias.
• Comunicarnos contigo por correo, teléfono o WhatsApp sobre tu solicitud o tu proyecto.
• Mantener la seguridad de nuestros sistemas, prevenir el fraude y el uso indebido, y atender los requerimientos de las autoridades.
• Enviarte información comercial solo si la pediste o la autorizaste; puedes dejar de recibirla cuando quieras.

No vendemos datos personales, no los cedemos a terceros para su publicidad y no tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre las personas.

5. Cómo nos das la autorización

Cuando nos escribes por WhatsApp o por correo, cuando aceptas una propuesta o firmas un contrato, y cuando creas tu acceso al portal de clientes, nos autorizas a tratar tus datos para las finalidades de esta política. La autorización puede constar por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas, y conservamos la prueba de ella.

No hace falta autorización en los casos que señala el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como los datos de naturaleza pública o la información que requiera una autoridad en ejercicio de sus funciones.

6. Con quién los compartimos

Nos apoyamos en proveedores que actúan como encargados y que solo pueden tratar los datos para prestarnos su servicio:

Google Cloud (Google LLC)

Alojamiento del panel y del portal de clientes, de la base de datos, de los documentos y de los registros técnicos. Servidores en los Estados Unidos de América.

Vercel Inc.

Alojamiento y entrega del sitio web, y paso de las peticiones del panel y del portal de clientes hacia nuestros servidores (en los Estados Unidos). Opera una red mundial de servidores y es una empresa de los Estados Unidos de América.

WhatsApp (Meta Platforms)

Solo cuando nos escribes o te escribimos por ese canal.

Proveedor del correo electrónico

Para la correspondencia que intercambiamos por correo.

Contador y asesores

Para llevar la contabilidad y cumplir las obligaciones tributarias, con deber de reserva.

También compartimos datos cuando una autoridad competente lo requiere en ejercicio de sus funciones, o cuando hace falta para ejercer o defender derechos ante autoridades administrativas o judiciales.

Transmisión internacional. Parte de nuestra infraestructura está fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos de América. Al darnos tu autorización quedas informado de esa transmisión. Las condiciones de servicio de esos proveedores incluyen acuerdos de tratamiento de datos que los obligan a protegerlos y a usarlos solo para prestarnos el servicio, conforme a los artículos 25 y 26 de la Ley 1581 de 2012 y a sus normas reglamentarias.

7. Tus derechos

Como titular de tus datos personales, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste, salvo en los casos en que la ley no la exige.
• Ser informado, si lo pides, del uso que les hemos dado.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley de protección de datos, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Hay información que no podremos suprimir aunque lo pidas: la que sostiene una obligación contractual vigente y la que soporta facturas, pagos, retenciones y la contabilidad, que la ley nos obliga a conservar, además de la necesaria para atender o defender una reclamación. En esos casos te lo explicaremos por escrito.

8. Cómo ejercer tus derechos

La gerencia de VECINOS CONECTADOS S.A.S. atiende las consultas, peticiones y reclamos sobre datos personales. Escríbenos a contacto@vecinosconectados.com o por WhatsApp al +57 316 666 3666 con tu nombre completo, tu documento o un dato que nos permita identificarte, la descripción de lo que pides, la dirección o el medio por el que quieres la respuesta y, si los tienes, los documentos que quieras hacer valer.

Pueden hacerlo el titular, sus causahabientes, su representante o su apoderado, acreditando esa calidad.

Consultas

Las respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde que las recibimos. Si no alcanzamos, te lo diremos antes de que venza ese término, con los motivos y la fecha de la respuesta, que no pasará de cinco (5) días hábiles más.

Reclamos

Para corregir, actualizar o suprimir datos, o por un incumplimiento de esta política o de la ley, los resolvemos en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no alcanzamos, te lo diremos antes de que venza ese término, con los motivos y la fecha de la respuesta, que no pasará de ocho (8) días hábiles más. Mientras se resuelve, el dato quedará marcado como «reclamo en trámite», a más tardar dos (2) días hábiles después de recibirlo.

Reclamo incompleto

Si le falta información, te la pediremos dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo. Si pasan dos (2) meses desde que te pedimos completarla sin que la envíes, se entenderá que desististe del reclamo.

Antes de presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio debes haber agotado este trámite de consulta o reclamo ante nosotros.

9. Cómo los protegemos

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido. Entre ellas:

• Cifrado de la información en tránsito entre tu navegador y nuestros servidores.
• Contraseñas guardadas solo como resumen criptográfico, bloqueo temporal de la cuenta tras varios intentos fallidos y sesiones con cookie protegida y defensa contra la falsificación de peticiones.
• Documentos en un almacenamiento privado, sin enlaces públicos: solo se entregan a quien tiene la sesión iniciada y el permiso.
• En el portal de clientes, cada cliente ve únicamente la información de sus propios proyectos.
• Copias de seguridad diarias de la base de datos y acceso administrativo restringido.

Ninguna medida de seguridad es infalible. Si llegara a ocurrir un incidente que afecte datos personales, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los afectados en los términos que exige la ley.

10. Cookies

El sitio público no usa cookies ni píxeles de publicidad o de analítica de terceros, y sus tipografías se sirven desde nuestro propio dominio.

En el panel y en el portal de clientes usamos dos cookies técnicas, indispensables para que funcionen: la de sesión, que te mantiene identificado mientras usas tu cuenta, y la de seguridad, que protege tus acciones contra la falsificación de peticiones. También guardamos en tu navegador preferencias de uso, como la barra lateral plegada. Ninguna se usa para publicidad.

11. Cuánto tiempo los conservamos

Conservamos los datos mientras exista la relación contigo y, después, durante el tiempo que exigen las normas comerciales, contables y tributarias —por regla general, diez años para los libros y los soportes contables— y el necesario para atender o defender reclamaciones. Los datos de una solicitud que no llega a contrato los conservamos mientras sean útiles para atenderla y hacerle seguimiento, y los suprimimos si nos lo pides.

Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas en esta política y la sociedad desarrolle su objeto social. Cumplidas las finalidades y sin un deber legal de conservarlos, los datos se suprimen.

12. Cambios en esta política

Podemos modificar esta política. La versión vigente estará siempre publicada en www.fique.dev, con su fecha. Si el cambio es sustancial —una nueva finalidad o un nuevo encargado, por ejemplo—, te lo comunicaremos antes de aplicarlo por los canales que tengamos contigo.

Fecha de entrada en vigencia de esta versión: 1 de noviembre de 2026.